Como fazer planejamento e orçamento de RH

O planejamento e orçamento de Recursos Humanos é uma importante ferramenta de gerenciamento ligada diretamente ao plano de gestão empresarial. Ter o controle disso é fundamental para a segurança e o sucesso nos resultados de uma empresa.

O objetivo do planejamento de RH é antecipar o futuro das ações no setor e definir quais recursos devem ser usados para cumprir as metas e alcançar os objetivos da organização e dos seus colaboradores, para mantê-los motivados a desenvolver um bom trabalho.

A empresa que planeja as ações do RH e as emprega de modo inteligente é capaz de organizar o orçamento necessário para recrutamento e capacitação, além de prever cenários de crise, otimizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos.

Vários fatores devem ser considerados em um planejamento e orçamento de RH, como:

salários, encargos trabalhistas, impostos, benefícios, horas extras, comissões, premiações e dissídio;
retenção de talentos, seleção de novos colaboradores, treinamentos e capacitações, contratações e demissões;
reserva orçamentária e ações que promovam o engajamento constante da equipe.

Para planejar as finanças do RH de forma estratégica, é necessário levar em conta todos os fatores em comum com os demais departamentos da empresa para fazer o planejamento das ações em conjunto.

Descubra ferramentas que otimizem os custos e mantenha-se sempre bem informado e em constante atualização sobre o que tem no mercado para quem trabalha com RH.

A seguir, algumas dicas sobre como fazer o planejamento e orçamento de RH na sua empresa:

1. Conheça a atual condição e as demandas do RH

Para começar, identifique os pontos fortes e os que precisam melhorar para elencar as habilidades, conhecimentos e experiências dos colaboradores.

Com essas informações, será possível levantar as demandas: se é necessário fazer mais contratações, investir em capacitação, quais áreas precisam ser melhores trabalhadas e se os funcionários têm disposição para novas responsabilidades e desafios.

2. Defina os objetivos e custos do setor

Tenha em mente os objetivos gerais do negócio e os custos para atingir as metas da empresa para ter clareza dos gastos do departamento e daquilo que impacta diretamente no orçamento.

Defina qual o objetivo de crescimento, que área requer mais investimentos, quantos colaboradores devem ser contratados e se haverá demissões ou remanejamentos.

Isso tudo vai trazer mais precisão sobre todos os encargos trabalhistas (licenças, adicionais de periculosidade e insalubridade, FGTS, 13º salário), os gastos com folha, benefícios (plano de saúde, vale-transporte, alimentação) e investimentos em treinamentos.

São necessários dados e estimativas claras sobre a média dos custos atuais e com que frequência aparecem. O ideal é sempre conversar com o setor financeiro, que registra os recursos necessários para o setor de RH operar.

3. Construa um relatório de RH

Conhecendo as demandas, objetivos e custos do setor, faça um relatório de RH e analise-o com frequência. Esse relatório vai trazer um diagnóstico sobre o que está dando certo, onde o orçamento está sendo aplicado e se há necessidade de mais recursos.

Os dados do RH devem ser verídicos, volumosos e variados, para que representem a realidade da gestão estratégica de pessoas.

4. Estabeleça metas de melhoria

O departamento de RH tem conquistado uma posição cada dia mais estratégica dentro da empresa e precisa de investimentos maiores. Portanto, construa um orçamento para suas metas de crescimento e melhoria para o futuro.

5. Saiba seus indicadores de desempenho

Faça o levantamento de seus atuais indicadores de desempenho para descobrir se o departamento de RH está trabalhando com precisão e entregando bons resultados.

Qualquer desperdício deve ser eliminado da rotina. Avalie os erros e aquilo que não está operando com eficiência para criar seu orçamento. Isso vai estimular a equipe a acertar com maior frequência e trabalhar com menos recursos.

Além disso, histórico de dados é a base para fazer projeções de objetivos e orçamento. No seu planejamento de RH, é importante utilizar o histórico e também métricas, como: produtividade, tempo médio na empresa, retorno sobre investimento, índices de faltas, rotatividade e retenção de talentos.

6. Tenha sempre uma reserva de emergência

Assuma sempre uma margem de erro na sua projeção de orçamento. Manter uma reserva emergencial é fundamental para evitar situações de descontrole da conta corporativa caso aconteça alguma adversidade.

7. Flexibilize reajustes

Seu orçamento de RH deve ter algum grau de flexibilidade. Revise o planejamento periodicamente e avalie se o que foi inicialmente previsto está sendo cumprido ou se o setor precisa de mais recursos financeiros para atingir suas metas.

Tanto líder quanto o setor de RH devem estar preparados para essa revisão orçamentária e encararem o orçamento de RH como algo estratégico, que potencializa os resultados da empresa.

8. Considere cenários adversos

As estratégias inteligentes sempre contemplam os mais improváveis cenários. Uma boa gestão de RH deve tomar decisões com rapidez para não prejudicar o orçamento e a imagem da empresa.

Portanto, esteja sempre atento às notícias e preparado para tomar as providências necessárias diante de uma situação inesperada. Aplique recursos financeiros e ferramentas para evitar problemas e aumentar os lucros.

9. Mantenha seus colaboradores motivados

Reter o capital humano da empresa é importante não só para evitar gastos com demissões e contratações. Colaboradores motivados são fundamentais para que a empresa tenha sempre resultados positivos.

Para isso, adote estratégias que podem ser integradas às políticas já existentes na empresa, como:

Planejamento da comunicação interna;
Cultura de feedback;
Política de reconhecimento, com vantagens e premiações;
Plano de cargos e salários;
Aplicativos que organizam a dinâmica do trabalho.

10. Use sempre a tecnologia

Investir em recursos tecnológicos pode reduzir custos na empresa, já que a tecnologia possibilita que o departamento de RH tome decisões baseadas em dados.

Há diversas ferramentas e funcionalidades, como a Inteligência Artificial, disponíveis no mercado para facilitar o processo do orçamento. Com elas, é possível coletar as informações e priorizar os KPIs (Key Performance Indicator), ou indicadores-chave de desempenho, mais relevantes para cada realidade.

O planejamento e orçamento de RH vão além de sustentar a empresa em um mercado competitivo. O custo com pessoas é um dos mais relevantes das organizações. Contar com uma equipe engajada projeta a marca, impacta nos objetivos e traz ótimos resultados e visibilidade ao negócio. Valorize e invista em seus talentos, adotando estratégias para estruturar um planejamento coerente e assertivo, com a colaboração de todos os envolvidos no processo. A Upbrain também pode colaborar para que isso aconteça na sua empresa, entre em contato.

Texto por Fabiola Iunck

Foto de Tirachard Kumtanom no Pexels