Retrabalho: como controlar e reduzí-lo em sua empresa

Imagine dedicar um dia inteiro de trabalho em uma demanda específica, se esforçando para entregar tudo até o final do dia. Porém, ao entregar o projeto, você escuta o seu superior afirmar que o que você produziu está errado e deve ser refeito. Frustrante, certo?

As organizações
nada mais são que um conjunto de processos diferentes. Porém, nem sempre esses
processos são geridos e executados da maneira mais produtiva e eficiente,
tomando assim mais tempo, esforço e dinheiro durante todo o seu fluxo.

É por isso que
o retrabalho é um dos principais fatores que interferem negativamente na
produtividade de uma empresa. Além de causar uma desmotivação profissional no
funcionário responsável pelo processo, o retrabalho pode afetar a empresa com
atrasos em projetos e até mesmo perdas monetárias ou de horas dos funcionários.

Apesar de ter
momentos em que o retrabalho é necessário pois uma demanda não foi cumprida
corretamente, muitas vezes ele acontece por falhas da comunicação e poderia ser
evitado com apenas algumas dicas de produtividade. Quais? Só continuar lendo
para descobrir.

Entender e planejar as ações dentro da demanda

Parece óbvio,
mas muitas empresas pecam justamente no óbvio. Os processos de trabalho em
algumas organizações costumam estar na “cabeça” das pessoas, fazendo com que
cada um entenda de um jeito diferente o como, onde, quando, para quem e porquê
realizar uma atividade.

É muito
importante que os processos organizacionais sejam conhecidos por todos do
início ao fim, por isso que bons treinamentos e uma comunicação interna
alinhada são pilares para a produtividade da equipe, evitando o retrabalho.

Muitas empresas acabam evitando os treinamentos pelos altos custos que eles podem ter, porém, o treinamento online é uma ótima para não só economizar, como também transmitir a mesma mensagem para todos os colaboradores de forma padronizada, única, e em qualquer lugar e a qualquer hora.

Com todos alinhados e cientes dos objetivos da empresa, fica muito mais fácil realizar as tarefas em equipe. Se você quer saber mais dos benefícios do treinamento online, que tal conversar com um dos especialistas da UpBrain, plataforma EAD/LMS de cursos e treinamentos online?

Ao entender
todo o processo, tenha em mente quais serão as ações necessárias para que a
equipe consiga entregar a tarefa de maneira correta e com qualidade.

Criar e respeitar os prazos das tarefas

Depois de
planejar as ações dentro de uma demanda, é importante colocar um prazo para
cada uma das tarefas. Com eles, será mais fácil que os responsáveis por cada
trabalho se planejem. Isso também facilita que os colaboradores visualizem como
o que eles estão produzindo impactam outras áreas e o resultado final a ser
entregue.

Utilizar a tecnologia ao seu favor

Com os inúmeros
aplicativos e softwares disponíveis atualmente, porque não os aproveitar para
ajudar no gerenciamento das tarefas e na comunicação da equipe?

Programas como
Asana e o Trello permitem que sejam marcadas tarefas, com seus respectivos
prazos. É possível marcar pessoas, comentar nos respectivos trabalhos e incluir
membros de outras equipes.

Ferramentas de
vídeos e chats também são grandes facilitadoras para evitar e-mails tão grandes
como redações de vestibular. As informações são trocadas em tempo real e de
maneira dinâmica.

Identificar e otimizar processos ineficientes

Já passou
metade do prazo para entregar o projeto e alguns processos estão travados?
Alguns procedimentos ultrapassados atrasaram o ritmo do trabalho e o desempenho
da equipe?

Uma boa gestão
de processos necessita de análises e melhorias constantes, por mais perfeito
que um procedimento seja. Isso garante o bom funcionamento dele e/ou o
planejamento de melhorias e inovação.

Acompanhar e buscar
a otimização dos processos deve se tornar um hábito em qualquer organização que
quer evitar o retrabalho. É o trabalho de maneira organizada que permite
enxergar e eliminar desperdícios de tempo e dinheiro, oferecendo melhores
resultados e mais sucesso da empresa.

Quanto mais organizada e em sintonia a equipe envolvida em um projeto estiver, mais fácil será na hora de executar as tarefas necessárias. Boa sorte!