6 passos para o sucesso no onboarding virtual

Dicas imprescindíveis para você estruturar o processo online de integração dos novos talentos e clientes da empresa

Tendência no mundo dos negócios, o onboarding virtual ganhou ainda mais força nestes tempos atuais de valorização do home office. Não basta contratar funcionários e conquistar clientes, tem que dar-lhes motivações para se sentirem parte da empresa.

Também não basta fazer o tradicional onboarding (integração dos novos colaboradores e clientes), hoje a empresa deve ser capaz de estruturar adequadamente esse processo de modo totalmente online, dinâmico e eficiente.

Seja porque o momento exige adequação ao modo de trabalho digital, seja porque esta já seja de fato uma tendência nas corporações, o onboarding virtual é uma estratégia interessante para as empresas e pode ser implementado com segurança e sucesso, desde que você siga alguns passos e produza materiais específicos e de qualidade para isso.

Confira neste artigo algumas informações que farão do seu onboarding 100% online uma vitrine para sua empresa.

Boas-vindas

O onboarding virtual deve começar logo após a contratação do novo colaborador ou a compra de produto/assinatura do contrato de serviços pelo cliente.

O funcionário pode receber mensagens de boas-vindas com a apresentação da empresa e do setor, já liberando o acesso à plataforma digital de onboarding.

O cliente recebe via eletrônica seu contrato e todos os detalhes do produto ou serviço adquirido. Não se esqueça de parabenizá-lo pela aquisição e, principalmente, guiar seus próximos passos.

Uma ideia interessante é preparar um kit de boas-vindas, que pode conter:

Contatos de cada área da empresa, logins, senhas e endereços de plataformas.
FAQs (Frequently Asked Questions), que significa Perguntas Respondidas Frequentemente ou simplesmente Perguntas Frequentes relacionadas à empresa.
Materiais diversos informativos sobre os focos de atuação da empresa.
Vídeos de apresentação dos produtos e serviços.
E-books e manuais explicativos.
Materiais físicos (manuais, folders, pastas, flyers ou panfletos, blocos de notas, materiais de escritório e brindes personalizados) enviados para a casa do colaborador e do cliente.

Treinamento e desenvolvimento

Os treinamentos à distância precisam ser criativos e engajantes, pois um dos maiores desafios do onboarding virtual é motivar os novos funcionários e clientes.

Contar com uma plataforma de treinamento e desenvolvimento é fundamental para o onboarding virtual. Nela são expostas as ferramentas, processos, informações relevantes e toda a cultura organizacional com clareza e objetividade.

Uma grande vantagem do treinamento disponibilizado em vídeo é que o colaborador pode acessá-lo quantas vezes quiser ou sempre que precisar sanar dúvidas. Por consequência, ele aprofunda seus conhecimentos e melhora sua produtividade.

Assistência e suporte

Para o colaborador que vai trabalhar remotamente, envie para a casa dele todas as ferramentas de que ele vai precisar para realizar um bom trabalho: notebook, mouse, teclado e até mesmo mesa e cadeira adequadas (ou verba para compra). Essa certamente é uma maneira de mostrar que a empresa está disposta a investir e valoriza a contratação deste funcionário.

Além disso, a assistência personalizada é muito importante no onboarding virtual, pois através dela os novos colaboradores e clientes podem contar com algum profissional lá de dentro da empresa para tirar dúvidas e conhecer melhor a empresa.

Esse formato de mentoria que permite a troca de experiências e informações é fundamental para que todos conheçam os processos e se sintam parte do todo. É uma forma de aproximar colaboradores, quebrar a timidez, aumentar o sensação de pertencimento e, principalmente, garantir a segurança e eficácia dos processos.

Comunicação assertiva

Analise o perfil de seu colaborador e cliente e ofereça uma linguagem condizente com este perfil. Verifique suas dúvidas e dificuldades e converse digitalmente de maneira tão eficiente quanto se estivesse olhando nos olhos.

Isso é possível com uma comunicação empática no onboarding virtual. Aposte em materiais que transmitam a cultura da empresa, com a linguagem que seu funcionário e cliente esperam, com conteúdos online, email, texto e vídeo.

Algumas ideias interessantes:

O RH propor reuniões de integração por vídeo chamada para todos se conhecerem.
Vídeos onde cada gestor explica um pouco as funções e os objetivos de sua área.
Programa de acolhida, que apresente o novo colaborador e suas habilidades.
Bate-papo online mais descontraído para falar sobre hobbies e interesses culturais.
Interatividade com games e realidade virtual para apresentar a sede da empresa.

Ferramentas de comunicação

Independentemente de o trabalho ser realizado de forma presencial ou online, a comunicação é essencial para o sucesso do negócio. E para um trabalho à distância, contar com boas ferramentas de comunicação é ainda mais fundamental.

As reuniões para definição de estratégias, as discussões sobre o planejamento, o andamento do trabalho, o cumprimento das metas e os resultados, tudo isso deve acontecer com o apoio das inúmeras ferramentas disponíveis no mercado, de acordo com cada necessidade.

Confira as mais utilizadas no momento:

Zoom — plataforma com versão gratuita de videoconferência, onde é possível realizar reuniões com até 100 participantes durante 40 minutos.
Google Hangouts Meet — permite a videoconferência entre grupos de até 250 pessoas. Através dele, você pode enviar o link da chamada para qualquer participante, sem precisar instalar um aplicativo.
Slack — ferramenta mensageira, semelhante ao WhatsApp. Utilizada por muitas startups para que as equipes se comuniquem diariamente. Com ela, é possível separar as conversas por áreas da empresa, organizando os canais e os times.
Microsoft Teams — aplicativo que possibilita fazer reuniões e trocar mensagens, integrado a serviços como o Skype, por exemplo.

Avaliação dos resultados

Com o apoio da tecnologia, o RH e os líderes são capazes de desenvolver com sucesso todas as etapas de integração de um recém-contratado e de recepção de um novo cliente.

Mas não adianta fazer sem medir. Os feedbacks são extremamente importantes sempre. E no processo de onboarding virtual também.

Por isso, a empresa deve buscar saber como o colaborador se sente em relação a tudo de novo que está acontecendo. Da mesma forma, deve ouvir o cliente sobre o atendimento de suas expectativas em relação à empresa.

Não se esqueça de documentar cada etapa para manter um padrão coerente e organizado.

Embarque no onboarding virtual

Proporcione experiências digitais que o mercado e as novas gerações valorizam.

Aproveite as oportunidades do mundo tecnológico.

Recepcione, engaje, treine e dê todo o suporte para os novos colaboradores e clientes.

Promova um excelente onboarding digital na sua empresa.

Compartilhe estas dicas e conte com nossa ajuda se precisar!

Não deixe de conferir os outros posts da série:

Foto de Shamia Casiano no Pexels