Retrabalho: como controlar e reduzí-lo em sua empresa

Retrabalho: como controlar e reduzí-lo em sua empresa

Imagine dedicar um dia inteiro de trabalho em uma demanda específica, se esforçando para entregar tudo até o final do dia. Porém, ao entregar o projeto, você escuta o seu superior afirmar que o que você produziu está errado e deve ser refeito. Frustrante, certo?

As organizações nada mais são que um conjunto de processos diferentes. Porém, nem sempre esses processos são geridos e executados da maneira mais produtiva e eficiente, tomando assim mais tempo, esforço e dinheiro durante todo o seu fluxo.

É por isso que o retrabalho é um dos principais fatores que interferem negativamente na produtividade de uma empresa. Além de causar uma desmotivação profissional no funcionário responsável pelo processo, o retrabalho pode afetar a empresa com atrasos em projetos e até mesmo perdas monetárias ou de horas dos funcionários.

Apesar de ter momentos em que o retrabalho é necessário pois uma demanda não foi cumprida corretamente, muitas vezes ele acontece por falhas da comunicação e poderia ser evitado com apenas algumas dicas de produtividade. Quais? Só continuar lendo para descobrir.

Entender e planejar as ações dentro da demanda

Parece óbvio, mas muitas empresas pecam justamente no óbvio. Os processos de trabalho em algumas organizações costumam estar na “cabeça” das pessoas, fazendo com que cada um entenda de um jeito diferente o como, onde, quando, para quem e porquê realizar uma atividade.

É muito importante que os processos organizacionais sejam conhecidos por todos do início ao fim, por isso que bons treinamentos e uma comunicação interna alinhada são pilares para a produtividade da equipe, evitando o retrabalho.

Muitas empresas acabam evitando os treinamentos pelos altos custos que eles podem ter, porém, o treinamento online é uma ótima para não só economizar, como também transmitir a mesma mensagem para todos os colaboradores de forma padronizada, única, e em qualquer lugar e a qualquer hora.

Com todos alinhados e cientes dos objetivos da empresa, fica muito mais fácil realizar as tarefas em equipe. Se você quer saber mais dos benefícios do treinamento online, que tal conversar com um dos especialistas da UpBrain, plataforma EAD/LMS de cursos e treinamentos online?

Ao entender todo o processo, tenha em mente quais serão as ações necessárias para que a equipe consiga entregar a tarefa de maneira correta e com qualidade.

Criar e respeitar os prazos das tarefas

Depois de planejar as ações dentro de uma demanda, é importante colocar um prazo para cada uma das tarefas. Com eles, será mais fácil que os responsáveis por cada trabalho se planejem. Isso também facilita que os colaboradores visualizem como o que eles estão produzindo impactam outras áreas e o resultado final a ser entregue.

Utilizar a tecnologia ao seu favor

Com os inúmeros aplicativos e softwares disponíveis atualmente, porque não os aproveitar para ajudar no gerenciamento das tarefas e na comunicação da equipe?

Programas como Asana e o Trello permitem que sejam marcadas tarefas, com seus respectivos prazos. É possível marcar pessoas, comentar nos respectivos trabalhos e incluir membros de outras equipes.

Ferramentas de vídeos e chats também são grandes facilitadoras para evitar e-mails tão grandes como redações de vestibular. As informações são trocadas em tempo real e de maneira dinâmica.

Identificar e otimizar processos ineficientes

Já passou metade do prazo para entregar o projeto e alguns processos estão travados? Alguns procedimentos ultrapassados atrasaram o ritmo do trabalho e o desempenho da equipe?

Uma boa gestão de processos necessita de análises e melhorias constantes, por mais perfeito que um procedimento seja. Isso garante o bom funcionamento dele e/ou o planejamento de melhorias e inovação.

Acompanhar e buscar a otimização dos processos deve se tornar um hábito em qualquer organização que quer evitar o retrabalho. É o trabalho de maneira organizada que permite enxergar e eliminar desperdícios de tempo e dinheiro, oferecendo melhores resultados e mais sucesso da empresa.

Quanto mais organizada e em sintonia a equipe envolvida em um projeto estiver, mais fácil será na hora de executar as tarefas necessárias. Boa sorte!